Hilfe! Muss ich ab Januar 2025 E-Rechnungen schreiben?
- Philip Wieland
- 6. Dez. 2024
- 3 Min. Lesezeit
Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland wirft bei vielen Unternehmern Fragen auf. Was bedeutet das für meinen Betrieb? Wann muss ich E-Rechnungen ausstellen? Und was passiert, wenn ich nicht vorbereitet bin? Mit dem Wachstumschancengesetz wurde ein klarer Fahrplan festgelegt, der Unternehmen die Umstellung in Etappen erleichtert. In diesem Beitrag erfahren Sie, was die E-Rechnung ist, welche Pflichten ab Januar 2025 gelten und wie Sie sich rechtzeitig vorbereiten können.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist mehr als nur ein digitaler Rechnungsversand. Sie entspricht einem strukturierten Datenformat, das den europäischen Normen der EN 16931 folgt. Dank dieses Formats können die Daten einer E-Rechnung direkt in Buchhaltungssysteme importiert und weiterverarbeitet werden – ohne manuelle Eingabe oder Medienbrüche.
Wichtig:
Formate wie PDF, JPEG oder Word-Dokumente gelten nicht als E-Rechnung. Sie bieten lediglich eine bildhafte Darstellung und erfüllen nicht die Anforderungen für die automatisierte Weiterverarbeitung.
Der gesetzliche Zeitplan zur E-Rechnungspflicht
Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt in Etappen, um Unternehmen genügend Zeit zur Anpassung zu geben. Hier der aktuelle Stand:
1. Ab dem 1. Januar 2025
• Unternehmen sind verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen, wenn es sich um inländische B2B-Umsätze handelt.
• Unternehmen dürfen E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze ausstellen, sind dazu aber noch nicht verpflichtet.
2. Ab dem 1. Januar 2027
• Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € müssen E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze ausstellen und übermitteln.
3. Ab dem 1. Januar 2028
• Die Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen gilt für alle Unternehmen in Deutschland, unabhängig von ihrer Größe.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?
Nicht alle Rechnungen fallen unter die neue Regelung. Folgende Ausnahmen gelten:
• Rechnungen über steuerfreie Leistungen.
• Rechnungen mit einem Wert von bis zu 250 € (Kleinbeträge).
• Fahrausweise wie Tickets für den öffentlichen Nahverkehr.
• B2C-Umsätze (Rechnungen an Privatkunden).
• Internationale Umsätze zwischen Unternehmen, die in verschiedenen Ländern ansässig sind.
Was müssen Unternehmen bis Januar 2025 beachten?
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das gilt unabhängig von der Größe oder Branche des Unternehmens. Selbst Kleinunternehmer, Vereine oder Vermieter müssen sich darauf einstellen.
Technische Voraussetzungen
• Empfangswege:
Der Empfang von E-Rechnungen ist in der Regel über ein E-Mail-Postfach möglich. Alternativ können Unternehmen elektronische Schnittstellen oder Kundenportale nutzen. Eine Übergabe per USB-Stick oder Speichermedium reicht nicht aus.
• Digitale Archivierung:
E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden, d. h., sie dürfen nicht verändert werden und müssen im Originalformat zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
Vorsteuerabzug nur mit E-Rechnung möglich
Um den Vorsteuerabzug geltend zu machen, benötigen Sie ab 2025 eine ordnungsgemäße E-Rechnung. Wenn Sie technisch nicht in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen, kann dies erhebliche finanzielle Nachteile mit sich bringen.
Beispiele aus der Praxis
Beispiel 1: Handwerksbetrieb
Ein Malermeister erhält ab 2025 Rechnungen von Lieferanten in Form von E-Rechnungen. Ohne die richtige Software könnte er diese nicht verarbeiten und würde den Vorsteuerabzug riskieren. Mit einem geeigneten System wie DATEV Unternehmen online kann er E-Rechnungen einfach empfangen und automatisch in seine Buchhaltung integrieren.
Beispiel 2: Kleinunternehmerin im Einzelhandel
Eine Boutique-Besitzerin hat bisher alle Rechnungen per Post erhalten. Ab Januar 2025 stellt ein Großhändler nur noch E-Rechnungen aus. Die Boutique-Besitzerin richtet daher eine E-Mail-Adresse für den Empfang ein und nutzt eine Software, um die Rechnungen revisionssicher zu archivieren.
Was passiert, wenn ein Unternehmen keine E-Rechnungen empfangen kann?
Falls ein Unternehmen nicht in der Lage ist, E-Rechnungen zu empfangen, besteht kein Anspruch auf eine alternative Rechnung (z. B. in Papierform). Der Rechnungsaussteller erfüllt seine Pflichten, wenn er nachweisen kann, dass die E-Rechnung korrekt ausgestellt und übermittelt wurde.
So bereiten Sie sich optimal vor
1. Prüfen Sie Ihre aktuelle Infrastruktur
Haben Sie eine E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang? Verfügen Sie über eine Software, die E-Rechnungen lesen und archivieren kann?
2. Investieren Sie in die richtige Software
Tools wie DATEV Unternehmen online helfen Ihnen, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und revisionssicher zu speichern.
3. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter
Stellen Sie sicher, dass Ihr Team die neuen Anforderungen kennt und mit den technischen Lösungen umgehen kann.
Digitalisieren Sie Ihre Buchhaltung – jetzt!
Die E-Rechnung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine Chance, Ihre Buchhaltung effizienter und moderner zu gestalten. Mit der richtigen Software und ein wenig Vorbereitung meistern Sie die Umstellung problemlos.
Falls Sie Unterstützung bei der Einrichtung eines E-Rechnungssystems benötigen oder Fragen zur Digitalisierung Ihrer Buchhaltung haben, helfe ich Ihnen gerne weiter. Mit SmartDUO unterstütze ich Unternehmen dabei, ihre Prozesse zu optimieren und fit für die Zukunft zu machen. Kontaktieren Sie mich, und wir finden gemeinsam die beste Lösung für Ihr Unternehmen!
