Kleinbetragsrechnungen: Kleine Beträge, große Wirkung? Was Unternehmen wissen sollten
- Philip Wieland
- vor 2 Tagen
- 2 Min. Lesezeit
„Das sind ja nur 70 Euro – muss ich das überhaupt richtig verbuchen?“ – Diese Frage stellen sich viele Unternehmerinnen und Unternehmer im Alltag, wenn es um Kleinbetragsrechnungen geht. Die Antwort: Ja – aber mit Erleichterungen. Denn auch Rechnungen unter 250 Euro unterliegen bestimmten Regeln.
In diesem Beitrag erfahren Sie, was bei Kleinbetragsrechnungen zu beachten ist, welche Pflichtangaben erforderlich sind, und wie Sie diese Belege richtig archivieren – insbesondere bei der Nutzung von DATEV Unternehmen online.
1. Was ist eine Kleinbetragsrechnung?
Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung, deren Gesamtbetrag (inkl. Umsatzsteuer) maximal 250 € beträgt. Der Gesetzgeber sieht für diese Fälle vereinfachte Anforderungen vor. Ziel ist es, den Aufwand bei alltäglichen Kleinbeträgen zu reduzieren – etwa bei Tankbelegen, Bürobedarf oder Handwerker-Kleinreparaturen.
Diese Vereinfachung ist in § 33 UStDV geregelt und gilt nur für Rechnungen, bei denen:
der Bruttobetrag 250 € nicht übersteigt
der Leistungsempfänger ein Unternehmer ist
keine steuerfreien Umsätze vorliegen
2. Welche Pflichtangaben müssen enthalten sein?
Auch bei Kleinbetragsrechnungen darf nicht einfach irgendein Zettel abgeheftet werden. Folgende Angaben müssen immer vorhanden sein:
✅ Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
✅ Ausstellungsdatum der Rechnung
✅ Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang der Dienstleistung
✅ Bruttobetrag (inkl. Umsatzsteuer)
✅ Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung
✅ Optional: Steuernummer oder USt-IdNr.
Nicht erforderlich sind:
❌ Name und Anschrift des Leistungsempfängers
❌ Fortlaufende Rechnungsnummer
3. Typische Beispiele aus dem Alltag
Tankquittung mit ausgewiesener MwSt (z. B. 78,90 €)
Rechnung vom Büromarkt über 45,20 € für Büromaterial
Handwerkerrechnung über 195,00 € für eine Kleinreparatur
Parkquittung oder Versandquittung mit Steuerausweis
Solche Belege dürfen und sollen verbucht werden – sie sind in der Summe oft bedeutend für die Vorsteuer und die Betriebsausgaben.
4. Was ist bei der digitalen Verarbeitung zu beachten?
Auch Kleinbetragsrechnungen müssen ordnungsgemäß archiviert werden – insbesondere bei digitaler Buchführung. Eine lose Sammlung von PDF-Dateien reicht nicht aus.
Bei Nutzung von DATEV Unternehmen online:
Belege über „Eingangsrechnung“ hochladen
Den Beleg mit Lieferant, Datum, Betrag und Zahlweg verschlagworten
Bei Tankquittungen empfiehlt sich ein separater Lieferant (z. B. „Tankstelle“)
Bei Barzahlung auf die Belegart „Kasse“ achten
Tipp: Mit der App „DATEV Upload mobil“ können Sie Quittungen direkt unterwegs einscannen und der richtigen Belegart zuordnen – perfekt für Belege aus der Hosentasche.
5. Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?
Fehlt z. B. der Steuersatz oder die vollständige Adresse des Leistungserbringers, kann der Vorsteuerabzug verweigert werden – und das ist bei vielen Kleinbeträgen im Jahr durchaus ein relevanter Betrag.
Deshalb gilt: Belege prüfen, bevor sie ins System wandern – und im Zweifel lieber einmal beim Lieferanten nach einer korrekten Rechnung fragen.
Klare Regelung für kleine Beträge
Kleinbetragsrechnungen sind nicht kompliziert – aber sie müssen korrekt gehandhabt werden. Wer die Pflichtangaben kennt, kann sie sicher archivieren und steuerlich nutzen. Vor allem mit DATEV Unternehmen online oder passenden Apps ist das schnell erledigt – ohne Papierchaos.
