Wie Steuerkanzleien Mandanten bei der Umstellung auf E-Rechnungen unterstützen können
- Philip Wieland
- 16. Dez. 2024
- 3 Min. Lesezeit
Die Einführung der E-Rechnungspflicht stellt viele Unternehmen vor neue Herausforderungen. Ab 2025 müssen sie in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und ab 2027 – je nach Unternehmensgröße – auch auszustellen. Für Steuerkanzleien bietet diese Phase die Chance, sich als kompetenter Partner zu positionieren und Mandanten durch den Umstellungsprozess zu begleiten.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Mandanten bei der Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht helfen können und welche Unterstützung dabei besonders gefragt ist.
E-Rechnungspflicht: Was bedeutet das konkret?
Mit dem Wachstumschancengesetz wird die E-Rechnung schrittweise zur Pflicht:
• Ab 1. Januar 2025: Unternehmen müssen E-Rechnungen bei inländischen B2B-Umsätzen empfangen können.
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € sind verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen und zu übermitteln.
• Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen für B2B-Umsätze im Inland E-Rechnungen ausstellen.
Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein digitales Dokument wie ein PDF. Es handelt sich um ein strukturiertes Datenformat, das automatisiert verarbeitet werden kann (z. B. X-Rechnung oder ZUGFeRD).
Wie Steuerkanzleien den Umstellungsprozess erleichtern können
Die meisten Unternehmen sind mit der Umstellung auf E-Rechnungen überfordert – sei es aus Unkenntnis der Anforderungen oder mangelnder technischer Ausstattung. Hier kommen Steuerkanzleien ins Spiel: Sie können Mandanten unterstützen, sich auf die E-Rechnung vorzubereiten und die ersten Schritte erfolgreich zu meistern.
1. Mandanten über die gesetzlichen Anforderungen informieren
Viele Unternehmer wissen nicht genau, was die E-Rechnungspflicht für sie bedeutet. Steuerberater sind hier eine wertvolle Informationsquelle.
Wie Sie helfen können:
• Informieren Sie Ihre Mandanten über die Fristen und Pflichten, die auf sie zukommen.
• Erklären Sie, was eine E-Rechnung ist und warum Formate wie PDFs nicht ausreichen.
• Bieten Sie einfache Leitfäden oder Checklisten an, die den Einstieg erleichtern.
Beispiel:
Ein Handwerksbetrieb fragt sich, ob er von der E-Rechnungspflicht betroffen ist. Sie klären ihn darüber auf, dass er ab 2025 Rechnungen im X-Rechnungsformat empfangen können muss und zeigen ihm, welche Schritte dafür nötig sind.
2. Technische Grundlagen schaffen
Viele Unternehmen verfügen nicht über die technische Infrastruktur, um E-Rechnungen zu empfangen oder zu verarbeiten. Hier können Steuerkanzleien entscheidend unterstützen.
Was Sie tun können:
• Überprüfen Sie, ob Ihre Mandanten über ein geeignetes System verfügen, um E-Rechnungen zu empfangen (z. B. ein E-Mail-Postfach oder Buchhaltungssoftware).
• Empfehlen Sie Softwarelösungen wie DATEV Unternehmen online, die den Empfang, die Verarbeitung und die Archivierung von E-Rechnungen ermöglichen.
• Helfen Sie bei der Einrichtung revisionssicherer Archivierungslösungen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Beispiel:
Ein mittelständischer Betrieb plant, seine Buchhaltung zu digitalisieren. Sie beraten ihn, welche Software sich für E-Rechnungen eignet, und unterstützen bei der Implementierung.
3. Arbeitsabläufe anpassen
Die Umstellung auf E-Rechnungen betrifft nicht nur die Technik, sondern auch die internen Prozesse eines Unternehmens. Steuerberater können dabei helfen, die neuen Anforderungen in die bestehenden Arbeitsabläufe zu integrieren.
Wie Sie helfen können:
• Analysieren Sie die bisherigen Rechnungsprozesse Ihrer Mandanten und identifizieren Sie Schwachstellen.
• Unterstützen Sie bei der Anpassung der Abläufe, z. B. bei der Einrichtung digitaler Freigabeprozesse für Rechnungen.
Beispiel:
Ein Einzelhändler arbeitet bisher ausschließlich mit Papierbelegen. Sie helfen ihm, den Rechnungsworkflow zu digitalisieren und mit DATEV Unternehmen online zu verknüpfen.
4. Mitarbeiter schulen
Eine neue Technologie wie die E-Rechnung erfordert oft Schulungen für die Mitarbeiter. Steuerkanzleien können ihre Mandanten dabei unterstützen, die nötigen Kenntnisse aufzubauen.
Was Sie anbieten können:
• Schulungen zu den Grundlagen der E-Rechnung und den neuen gesetzlichen Anforderungen.
• Praktische Einweisungen in die Nutzung von Softwarelösungen wie DATEV Unternehmen online.
Beispiel:
Ein Gastronomiebetrieb möchte sicherstellen, dass seine Buchhaltungsmitarbeiter die neuen Prozesse verstehen. Sie bieten eine Schulung an, wie E-Rechnungen empfangen, verarbeitet und archiviert werden.
5. Laufende Begleitung und Unterstützung
Die Umstellung auf E-Rechnungen ist kein einmaliger Prozess, sondern erfordert eine dauerhafte Anpassung. Steuerberater können ihre Mandanten langfristig begleiten und sicherstellen, dass alle Anforderungen eingehalten werden.
Wie Sie helfen können:
• Regelmäßige Überprüfung der Buchhaltungsprozesse auf gesetzliche Konformität.
• Unterstützung bei technischen Problemen oder Fragen zur E-Rechnung.
Beispiel:
Ein kleiner Betrieb merkt nach der Umstellung, dass einzelne Rechnungen nicht korrekt empfangen werden. Sie helfen bei der Fehlersuche und stellen sicher, dass die Prozesse reibungslos laufen.
Warum die Unterstützung Ihrer Kanzlei entscheidend ist
Die Einführung der E-Rechnungspflicht bietet Steuerkanzleien die Möglichkeit, Mandanten noch stärker in ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen. Indem Sie bei der technischen Umstellung und der Anpassung von Prozessen helfen, schaffen Sie nicht nur Vertrauen, sondern positionieren sich auch als kompetenter Partner für die Herausforderungen der Digitalisierung.
Falls Sie als Steuerkanzlei zusätzliche Unterstützung oder Tools benötigen, um Ihre Mandanten besser zu beraten, stehe ich Ihnen gerne zur Seite. Mit SmartDUO unterstütze ich Kanzleien und Unternehmen dabei, digitale Buchhaltungsprozesse erfolgreich umzusetzen und langfristig zu optimieren. Gemeinsam gestalten wir die Zukunft Ihrer Mandanten!
