Eigene E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen: Pflicht oder sinnvolle Empfehlung?

Philip Wieland
3. März
3 Min. Lesezeit

Während früher Rechnungen per Post eingingen, senden die meisten Lieferanten ihre Rechnungen heute per E-Mail. Doch wie organisiert man diesen digitalen Rechnungseingang am besten? Ist eine eigene E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen Pflicht oder einfach eine clevere Lösung zur Optimierung der Buchhaltung?

In diesem Beitrag erfahren Sie, warum eine separate Rechnungsadresse sinnvoll ist, welche Vorteile sie bietet und wie Sie sie in Ihre Buchhaltungsprozesse integrieren können.

Ist eine eigene E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen Pflicht?

Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung, eine spezielle E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen einzurichten. Unternehmen können Rechnungen weiterhin an ihre allgemeine Firmenadresse senden lassen.

Allerdings gibt es gute Gründe, eine separate Adresse für Rechnungen zu nutzen – insbesondere um Übersichtlichkeit, Effizienz und die revisionssichere Archivierung zu verbessern.

Warum eine separate E-Mail-Adresse sinnvoll ist

Die Buchhaltung erfordert eine klare Organisation, insbesondere da Rechnungen mindestens 10 Jahre archiviert werden müssen.

1. Mehr Übersichtlichkeit und schnellerer Zugriff

Rechnungen, die an die allgemeine Firmenadresse gesendet werden, gehen oft zwischen anderen E-Mails verloren. Eine eigene Rechnungsadresse sorgt für eine klare Trennung zwischen allgemeiner Kommunikation und buchhaltungsrelevanten Dokumenten.

✅ Beispiel:

Ein Einzelhändler erhält täglich E-Mails von Kunden, Lieferanten und internen Teams. Mit einer separaten Adresse wie rechnungen@ihrunternehmen.de landen alle Rechnungen direkt im richtigen Postfach, ohne unnötige Suche.

2. Automatische Weiterleitung an DATEV Unternehmen online

Wer mit DATEV Unternehmen online arbeitet, kann die Rechnungsadresse direkt mit der Plattform verknüpfen. So werden eingehende Rechnungen automatisch hochgeladen und stehen sofort zur Verarbeitung bereit.

✅ Vorteil:

Keine manuelle Weiterleitung mehr nötig
Schnellere Verarbeitung der Belege
Reduzierung von Fehlerquellen durch Automatisierung

3. Schutz vor Betrug und Phishing

Betrügerische Rechnungen und Phishing-Mails sind ein wachsendes Problem. Eine dedizierte Rechnungsadresse kann helfen, ungewollte Rechnungen schneller zu identifizieren und von echten Rechnungen zu unterscheiden.

✅ Tipp:

Weisen Sie Ihre Geschäftspartner ausdrücklich darauf hin, Rechnungen nur an die spezielle E-Mail-Adresse zu senden.
Nutzen Sie SPF- und DKIM-Verifizierungen, um gefälschte Absender zu erkennen.

4. Einfachere Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Wenn alle Rechnungen an einer zentralen Stelle gesammelt werden, kann der Steuerberater darauf einfacher zugreifen. Dies reduziert Rückfragen und spart Zeit.

✅ Praxisbeispiel:

Statt Rechnungen mühsam weiterzuleiten, kann der Steuerberater direkten Zugriff auf das Buchhaltungsarchiv erhalten oder Rechnungen aus DATEV Unternehmen online abrufen.

Nachteile einer separaten E-Mail-Adresse für Rechnungen

Natürlich gibt es auch Herausforderungen, die berücksichtigt werden sollten:

Nachteil	Lösung
Eine zusätzliche E-Mail-Adresse muss verwaltet werden	Automatische Weiterleitung an das Buchhaltungsteam einrichten
Lieferanten senden Rechnungen weiterhin an die allgemeine Firmenadresse	Klare Kommunikation und schrittweise Umstellung
Spam- und Werbe-E-Mails können sich ansammeln	Nutzung eines Spam-Filters und exklusive Verwendung für Rechnungen

So richten Sie eine eigene Rechnungsadresse ein

Neue E-Mail-Adresse erstellen:
- Verwenden Sie eine klare Adresse wie rechnungen@ihrunternehmen.de oder buchhaltung@firma.de.
Lieferanten informieren:
- Bitten Sie alle Geschäftspartner, ihre Rechnungen nur noch an diese Adresse zu senden.
Automatische Weiterleitung einrichten:
- Falls nötig, leiten Sie Rechnungen direkt an Ihr Buchhaltungsteam oder den Steuerberater weiter.
Integration mit DATEV Unternehmen online prüfen:
- Viele Buchhaltungsprogramme bieten eine automatische Verarbeitung eingehender Rechnungen.

Optimierte Buchhaltungsprozesse durch eine eigene Rechnungsadresse

Eine eigene E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen sorgt für mehr Ordnung, schnellere Bearbeitung und eine bessere Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Auch wenn es keine gesetzliche Pflicht gibt, profitieren Unternehmen jeder Größe von einer klar strukturierten Rechnungsverarbeitung.

Falls Sie Unterstützung bei der Einrichtung Ihrer digitalen Buchhaltung oder der optimalen Nutzung von DATEV Unternehmen online benötigen, stehe ich Ihnen mit SmartDUO gerne zur Seite. Kontaktieren Sie mich, und wir bringen Ihre Buchhaltungsprozesse auf das nächste Level!