Dokumente digital unterschreiben: Kostenlose E-Signatur-Tools im Vergleich
- Philip Wieland
- vor 4 Tagen
- 2 Min. Lesezeit
Verträge, Vereinbarungen, Freigaben, Arbeitszeitnachweise – in nahezu jedem Unternehmen fallen regelmäßig Dokumente an, die unterschrieben werden müssen. Der klassische Weg: ausdrucken, unterschreiben, einscannen, per Mail zurücksenden. Das kostet Zeit, Papier und Nerven.
Die gute Nachricht: Es geht einfacher – mit digitalen Unterschriften. In diesem Beitrag zeige ich, welche kostenlosen Tools sich für einfache E-Signaturen eignen, worauf Sie achten sollten und welche Lösung zu Ihrem Büroalltag passt.
Was ist eine elektronische Signatur?
Eine elektronische Signatur ersetzt die handschriftliche Unterschrift auf digitalen Dokumenten. Sie kann – je nach Tool und Sicherheitsstufe – aus einer einfachen Grafik, einem Klick, einer digitalen Zertifizierung oder einer Zwei-Faktor-Bestätigung bestehen.
Für die meisten alltäglichen Geschäftsvorgänge (Freigaben, interne Absprachen, Einverständnisse etc.) genügt eine „einfache elektronische Signatur“. Für Verträge mit besonderen Formvorschriften kann eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) notwendig sein.
Vorteile im Arbeitsalltag
✔️ Kein Papierausdruck mehr notwendig✔️ Zeitersparnis beim Unterzeichnen und Zurücksenden✔️ Schneller Überblick über offene/unterschriebene Dokumente✔️ Ideal für Homeoffice, Außendienst und standortübergreifendes Arbeiten
Drei kostenlose Tools im Vergleich
1. Adobe Fill & Sign (mobil oder Desktop)
Kostenlos nutzbar über Adobe Reader oder App
Unterschrift mit Finger, Maus oder gespeicherter Signatur
Sehr einfach zu bedienen, ideal für gelegentliche Signaturen
Keine Dokumentenverwaltung oder erweiterten Funktionen
✅ Ideal für: Einzelunternehmer, gelegentliche Anwendungen🔗 adobe.com/de/acrobat/online/sign-pdf.html
2. SignRequest
Webbasierte Lösung mit intuitiver Oberfläche
Kostenlos für bis zu 10 Dokumente pro Monat
Unterschriften auch für Dritte anforderbar
DSGVO-konform, Serverstandort Europa
Upgrade auf Business-Version mit API möglich
✅ Ideal für: kleine Teams, regelmäßige Unterschriften🔗 signrequest.com
3. eversign
Kostenloser Plan mit 5 Dokumenten pro Monat
Option zur Integration mit Google Drive, Dropbox, etc.
Rechtssicheres Archiv, Ablaufverfolgung und Audit Trail
Datenschutzkonform und in Deutschland einsetzbar
✅ Ideal für: Unternehmen, die einfache Rechtssicherheit wünschen🔗 eversign.com
Wann reicht die kostenlose Version aus?
Für interne Dokumente, Angebote, Lieferscheine oder Freigaben reicht in der Regel eine einfache E-Signatur. Sobald Verträge mit gesetzlichen Formerfordernissen (z. B. Mietverträge, Arbeitsverträge in bestimmten Branchen) betroffen sind, sollte vorab geprüft werden, ob eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich ist.
Mein Praxistipp
In vielen Fällen können Unternehmen durch digitale Signaturen nicht nur den Papierverbrauch reduzieren, sondern auch ihre Prozesse beschleunigen. Besonders in Kombination mit digitalen Belegablagen (z. B. in DATEV Unternehmen online) lassen sich so ganze Abläufe verschlanken.
Digital unterschreiben – ganz ohne Zusatzkosten
Einfache elektronische Signaturen sind heute keine Speziallösung mehr, sondern eine praktische Unterstützung für den Büroalltag. Wer die passende Anwendung wählt, spart Zeit, Papier – und unnötige Arbeitsschritte.
