Passwortverwaltung leicht gemacht: Warum Sie auf Tools wie Bitwarden oder KeePass setzen sollten
- Philip Wieland
- vor 1 Tag
- 2 Min. Lesezeit
Digitale Buchhaltung, DATEV-Zugang, Banking, E-Rechnungen, Portale von Lieferanten, E-Mail-Konten, Amazon Business, Kundenportale – mit der zunehmenden Digitalisierung steigt auch die Zahl der Zugangsdaten, die ein Unternehmen täglich braucht. Sichere Passwörter sind wichtig – aber sich alles merken? Unmöglich.
In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, warum eine gute Passwortverwaltung unerlässlich ist, worauf Sie achten sollten – und welche kostenlosen oder günstigen Tools sich besonders gut eignen.
Warum ein Passwort-Manager sinnvoll ist
Die Realität sieht in vielen Betrieben so aus:
Ein Zettel am Monitor mit den wichtigsten Passwörtern
Immer wieder dieselben Passwörter in verschiedenen Portalen
Notizbücher mit Bankzugängen neben dem Schreibtisch
Excel-Listen ohne Passwortschutz
Das ist nicht nur unsicher – es wird schnell auch unübersichtlich.
Ein Passwort-Manager speichert Ihre Zugangsdaten verschlüsselt an einem Ort und hilft Ihnen dabei, für jede Plattform ein starkes, sicheres Passwort zu verwenden. Sie brauchen sich nur noch ein einziges, gutes Masterpasswort zu merken.
Die Vorteile im Überblick
✔️ Sie sparen Zeit: Ein Klick – und der Zugang ist ausgefüllt
✔️ Sie sind sicherer unterwegs: Keine Wiederverwendung von Passwörtern
✔️ Sie sind vorbereitet: Auch bei Mitarbeiterwechsel oder Ausfall sind die Zugänge gesichert dokumentiert
✔️ Sie sind GoBD-konform: Auch sichere Verwaltung von Zugängen ist Teil einer ordentlichen Organisation
Zwei bewährte Tools im Überblick
1. Bitwarden (empfohlen)
Open Source
Kostenlos für Privatanwender (auch mit App und Browser-Erweiterung)
Sehr günstiger Premium-Tarif mit 2-Faktor-Option (ca. 10 €/Jahr)
Sichere Cloud-Speicherung in Europa oder lokal wählbar
Auch für kleine Teams geeignet (z. B. Chef + Büroangestellte)
✅ Vorteil: Sehr benutzerfreundlich – auch ohne viel Technikkenntnis nutzbar
🔗 Website: https://bitwarden.com
2. KeePass
Open Source
Speicherung auf dem eigenen Rechner (keine Cloud erforderlich)
Funktioniert offline
Sehr flexibel anpassbar
Viele Erweiterungen und Plugins verfügbar
✅ Vorteil: Ideal, wenn Sie bewusst keine Cloud-Dienste verwenden möchten
🔗 Website: https://keepass.info
Hinweis: Die Benutzeroberfläche wirkt technisch – ideal für fortgeschrittene Nutzer.
Was ist besser: lokal oder Cloud?
Das hängt von Ihren Anforderungen ab. Wer überall Zugriff braucht (z. B. auch vom Smartphone), ist mit einem Cloud-basierten Tool wie Bitwarden gut beraten. Wer maximale Datenhoheit will, nutzt KeePass und speichert die Datei z. B. auf einem verschlüsselten USB-Stick.
Wichtig: Achten Sie in jedem Fall auf regelmäßige Backups und ein sicheres Masterpasswort.
Mein Tipp für den Einstieg
Bitwarden für Einsteiger oder kleinere Teams
KeePass für lokale Nutzung ohne Cloud-Anbindung
Niemals Zugangsdaten in Klartext-Excel-Dateien oder auf Papierlisten aufbewahren
Zugänge regelmäßig aktualisieren (z. B. nach Wechsel der Steuerkanzlei, neuer Bank oder Personalwechsel)
Zugriff, Sicherheit & Ordnung – mit wenig Aufwand
Gerade für kleine Unternehmen, Selbstständige und Kanzleien ist eine saubere Passwortverwaltung Gold wert. Sie schützt sensible Daten, erleichtert die tägliche Arbeit und senkt das Risiko von Datenpannen – ohne viel Geld zu kosten.
